Einwilligungserklärung für Videoaufnahmen von Mitarbeitenden (mit Vorlage)

Warum du für Videos mit Mitarbeitenden eine Einwilligung brauchst

Ein Video, auf dem man eine Person erkennt, ist rechtlich gleich doppelt geschützt. Zum einen sind Bild und Stimme personenbezogene Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Zum anderen gibt es das Recht am eigenen Bild aus dem Kunsturhebergesetz (KUG): Nach § 22 KUG dürfen Bildnisse nur mit Einwilligung der abgebildeten Person verbreitet oder öffentlich gezeigt werden.

Die Einwilligung ist in der DSGVO in Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 geregelt. Damit sie wirksam ist, muss sie freiwillig, für einen bestimmten Zweck, informiert und eindeutig abgegeben werden (Art. 4 Nr. 11 DSGVO). Du als Unternehmen musst nachweisen können, dass sie vorlag. Und die Person muss vorher erfahren, dass sie die Einwilligung jederzeit widerrufen kann.

Wie DSGVO und KUG bei Unternehmensvideos genau zusammenspielen, ist juristisch nicht abschließend geklärt. Der Bundesgerichtshof hat 2020 (VI ZR 246/19) entschieden, dass §§ 22, 23 KUG im journalistischen Bereich weiter gelten, für Werbe- und Unternehmensaufnahmen hat er die Frage offen gelassen. Für deine Praxis macht das kaum einen Unterschied, weil die Datenschutzaufsichtsbehörden die Wertungen des KUG ohnehin in ihre Prüfung einbeziehen.

Gerade bei Social-Media-Videos ist die Einwilligung praktisch der einzige sichere Weg. Ein Clip auf Instagram, TikTok oder LinkedIn ist öffentlich, weltweit abrufbar und kann von anderen kopiert werden. Welche Plattform für dein Unternehmen überhaupt sinnvoll ist, klärt der Ratgeber Welche Social-Media-Plattform passt zu deinem Unternehmen.

Wann ist keine Einwilligung nötig?

Ohne Einwilligung geht es nur in Ausnahmefällen, vor allem wenn eine Person bloß Beiwerk ist oder in einer größeren Gruppe auftaucht. § 23 KUG nennt vier Ausnahmen:

• Bildnisse aus dem Bereich der Zeitgeschichte,
• Bilder, auf denen Personen nur als Beiwerk neben einer Landschaft oder Örtlichkeit erscheinen,
• Bilder von Versammlungen, Aufzügen und ähnlichen Vorgängen, an denen die Personen teilgenommen haben,
• Bildnisse, die einem höheren Interesse der Kunst dienen.

Auch dann gibt es eine Grenze: Verletzt die Veröffentlichung ein berechtigtes Interesse der abgebildeten Person, ist sie trotzdem unzulässig (§ 23 Abs. 2 KUG).

Datenschutzrechtlich stützt man solche Fälle meist auf das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das trägt bei Mitarbeitenden aber nur in engen Fällen: Personen im Hintergrund, Übersichtsaufnahmen oder Videos, die nur im Intranet laufen. Sobald jemand im Bild hervorgehoben ist, spricht oder für Werbung eingesetzt wird, brauchst du die Einwilligung.

Muss die Einwilligung von Mitarbeitenden schriftlich sein?

Sie muss schriftlich oder elektronisch erfolgen. So steht es seit dem 26.11.2019 in § 26 Abs. 2 BDSG, dem Paragrafen für den Datenschutz von Beschäftigten. Eine Unterschrift auf Papier geht, eine einfache E-Mail oder ein angeklicktes Kästchen in einem Online-Formular aber auch. Eine qualifizierte elektronische Signatur brauchst du nicht. Nur mündlich zu fragen genügt dagegen nicht.

Ältere Artikel sprechen oft von reiner Schriftform. Das stammt aus zwei Urteilen des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 11.12.2014 (8 AZR 1010/13) und vom 19.02.2015 (8 AZR 1011/13), die für die Einwilligung von Arbeitnehmer:innen nach § 22 KUG die Schriftform verlangten. Das Gesetz lässt heute ausdrücklich auch die elektronische Form zu.

Gilt § 26 BDSG überhaupt noch?

Ja, der hier wichtige Absatz 2 gilt auch im Oktober 2026. Der Europäische Gerichtshof (EuGH, C-34/21 vom 30.03.2023) und danach das BAG (8 AZR 209/21 vom 08.05.2025) haben nur die allgemeine Regel in § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG für unanwendbar erklärt, weil sie die DSGVO bloß wiederholt. Absatz 2 zur Einwilligung bleibt als speziellere Vorschrift bestehen. Die Datenschutzkonferenz der Aufsichtsbehörden verweist in ihrem Kurzpapier Nr. 20 (Stand 23.09.2026) weiterhin ausdrücklich darauf.

Ein eigenes Beschäftigtendatengesetz gibt es nicht. Ein Referentenentwurf vom 08.10.2024 ist mit dem Ende der Ampel-Koalition gescheitert. Das Bundesarbeitsministerium hat einen neuen Entwurf angekündigt, in Kraft ist nichts.

Freiwilligkeit im Arbeitsverhältnis

Zwischen Chef:in und Mitarbeiter:in besteht ein Abhängigkeitsverhältnis. § 26 Abs. 2 BDSG verlangt deshalb, dass die Freiwilligkeit unter genau diesem Gesichtspunkt geprüft wird. Freiwillig kann eine Einwilligung zum Beispiel sein, wenn die Person einen rechtlichen oder wirtschaftlichen Vorteil hat oder wenn ihr Interesse und das des Unternehmens gleich gelagert sind.

Praktisch heißt das: Niemand darf Nachteile haben, wenn er Nein sagt oder später widerruft. Schreib das so in die Erklärung, trenne die Einwilligung vom Arbeitsvertrag und halte fest, dass sie unabhängig davon erteilt wird.

Aufklärung in Textform

Bevor jemand einwilligt, musst du über den Zweck der Aufnahmen und das Widerrufsrecht in Textform informieren, etwa auf dem Formular selbst oder per E-Mail. Dazu kommen die allgemeinen Informationspflichten aus Art. 13 DSGVO: wer verantwortlich ist, gegebenenfalls die oder der Datenschutzbeauftragte, Zweck und Rechtsgrundlage, Empfänger, Übermittlung in Länder außerhalb der EU, Speicherdauer, Betroffenenrechte und das Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde. Fehlen diese Angaben, ist die Einwilligung nicht automatisch unwirksam, du begehst aber einen eigenen DSGVO-Verstoß. Fehlen dagegen Verantwortlicher, Zweck oder Nutzungsumfang, ist die Einwilligung nicht informiert und damit unwirksam.

Was passiert, wenn jemand das Unternehmen verlässt?

Eine unbefristet erteilte Einwilligung erlischt nach den BAG-Urteilen von 2014 und 2015 nicht automatisch mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses. Darauf allein solltest du dich aber nicht verlassen, denn die Person kann jederzeit widerrufen. Besser ist es, das Ausscheiden gleich in der Einwilligung zu regeln: Entweder endet die Nutzung mit dem Austritt, oder die Person stimmt ausdrücklich zu, dass bestehende Videos weiterlaufen dürfen.

Kund:innen und Gäste filmen: Was gilt bei Veranstaltungen?

Für Kund:innen und Gäste gilt die besondere Formvorschrift für Beschäftigte nicht. Ihre Einwilligung nach der DSGVO ist formfrei, sie kann also auch mündlich oder durch eindeutiges Verhalten erteilt werden. Weil du sie aber nachweisen musst (Art. 7 Abs. 1 DSGVO), solltest du sie trotzdem dokumentieren, zum Beispiel mit einer kurzen Unterschrift auf dem Formular oder einer E-Mail.

Bei Veranstaltungen wie einem Tag der offenen Tür oder einer Firmenfeier stützt man Aufnahmen meist auf das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), in das die Ausnahmen des § 23 KUG einfließen. Laut Landesdatenschutzbeauftragtem Baden-Württemberg sind Übersichts- und Gruppenaufnahmen dann regelmäßig ohne Einwilligung zulässig. Einzelportraits oder Aufnahmen, in denen eine Person hervorgehoben ist, sind es nicht.

1. 1Hänge am Eingang einen gut sichtbaren Hinweis auf, dass fotografiert und gefilmt wird, mit Zweck, Verantwortlichem und Verweis auf die Datenschutzhinweise (Art. 13 bzw. Art. 14 Abs. 5 lit. b DSGVO).
2. 2Nenne dort eine Ansprechperson, bei der Gäste widersprechen können (Art. 21 DSGVO).
3. 3Filme Übersichten und Gruppen ohne gezielten Fokus auf Einzelne.
4. 4Wer einzeln im Bild ist oder etwas in die Kamera sagt, wird vorher gefragt, und das wird dokumentiert.

Was passiert, wenn jemand die Einwilligung widerruft?

Ein Widerruf wirkt für die Zukunft. Alles, was bis dahin auf Grundlage der Einwilligung veröffentlicht wurde, bleibt rechtmäßig, ab dem Widerruf darfst du die Aufnahmen aber nicht mehr nutzen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Der Widerruf muss so einfach sein wie die Erteilung. Eine formlose E-Mail an die im Formular genannte Kontaktadresse reicht also.

Für dich heißt das: Nimm die Videos zügig von Website und Social-Media-Kanälen und verwende sie nicht in neuen Schnitten. Was andere bereits geteilt oder heruntergeladen haben, kannst du nicht vollständig zurückholen. Deshalb gehört schon in die Einwilligung der Hinweis, dass Videos im Internet weltweit abrufbar sind und kopiert werden können.

Einen Grund muss die Person nach der DSGVO nicht nennen. Das BAG hatte 2014/2015 für die Einwilligung nach dem KUG noch einen plausiblen Grund verlangt; ob das unter der DSGVO weiter gilt, ist ungeklärt. Sicherer Standard ist, jeden Widerruf ohne Begründung zu akzeptieren.

Dass Gerichte hier ernst machen, zeigen drei Urteile, in denen Arbeitgeber Schadensersatz nach Art. 82 DSGVO zahlen mussten:

Kinder und Jugendliche filmen: nur mit den Eltern

Bei Minderjährigen brauchst du die Einwilligung der Eltern bzw. Sorgeberechtigten, je nach Alter zusätzlich die des Kindes. Das Kunsturhebergesetz enthält dafür keine eigenen Regeln. Der Schutz ergibt sich aus der DSGVO, die Kinder ausdrücklich als besonders schutzwürdig nennt (Erwägungsgrund 38, Art. 6 Abs. 1 lit. f), und aus dem Persönlichkeitsrecht.

Die oft genannte Altersgrenze von 16 Jahren aus Art. 8 DSGVO gilt nur für Online-Dienste, bei denen sich ein Kind selbst anmeldet. Für Fotos und Videos kommt es auf die Einsichtsfähigkeit an. Die Aufsichtsbehörden gehen in der Praxis so vor:

• Unter 14 Jahren willigen nur die Sorgeberechtigten ein.
• Zwischen 14 und 16 Jahren braucht es eine doppelte Einwilligung, vom Kind und von den Eltern.
• Bei gemeinsamem Sorgerecht unterschreiben beide Elternteile.

Der Landesdatenschutzbeauftragte Baden-Württemberg empfiehlt generell, Kind und gesetzliche Vertreter einwilligen zu lassen. Eine Kurzvorlage für Erwachsene ist dafür nicht geeignet. Wenn du Videos mit Kindern oder Jugendlichen planst, lass das Formular rechtlich prüfen.

Was in eine gute Vorlage gehört

Eine brauchbare Einwilligungserklärung für Videoaufnahmen enthält mindestens diese Angaben. Viele suchen danach übrigens als „Einverständniserklärung“, gemeint ist dasselbe.

• Verantwortliches Unternehmen und eine Kontaktadresse für den Widerruf
• Name der Person in Druckbuchstaben, Datum, Ort und Unterschrift (bei Beschäftigten alternativ elektronisch)
• Anlass bzw. Projekt und Umfang zum Ankreuzen: Video, Ton, Nennung des Namens
• Zweck und die konkreten Kanäle zum Ankreuzen, zum Beispiel Website, Instagram, TikTok, LinkedIn, YouTube, Facebook, Newsletter
• Hinweis, dass Plattformen Daten auch außerhalb der EU verarbeiten (Drittlandübermittlung) und dass Videos weltweit abrufbar sind und kopiert werden können
• Empfänger wie Agentur, Videoproduktion oder Cloud-Speicher
• Datenschutzbeauftragte:r, falls vorhanden
• Nutzungszeitraum (bis Datum X oder unbefristet bis zum Widerruf) und eine Regel für das Ausscheiden aus dem Unternehmen
• Erlaubte Bearbeitung: Schnitt, Untertitel, Musik ja, keine sinnentstellende Bearbeitung; KI-Bearbeitung ausdrücklich nennen oder ausschließen
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO, bei Beschäftigten § 26 Abs. 2 BDSG, ergänzend § 22 KUG
• Widerrufsrecht mit Folgen, Hinweis, dass eine formlose E-Mail genügt
• Betroffenenrechte und Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
• Freiwilligkeit: keine Nachteile bei Nein oder Widerruf; bei Beschäftigten der Satz, dass die Einwilligung unabhängig vom Arbeitsvertrag erteilt wird
• Bestätigung, dass die Person eine Kopie erhalten hat

Zur Speicherdauer reicht „bis zum Widerruf bzw. solange benötigt“ rechtlich als Kriterium, bleibt aber vage. Ein festes Feld für den Nutzungszeitraum ist klarer. Das unterschriebene Formular selbst bewahrst du als Nachweis länger auf als das Video läuft.

Die kostenlose Vorlage

Wir stellen eine zweiseitige Vorlage als PDF bereit, gedacht für kurze Unternehmensvideos mit volljährigen Personen: Einwilligungserklärung Video und Audio (PDF).

Sie deckt die Grundlagen ab: Verantwortlicher, Kontakt für den Widerruf, Anlass, Datum und Ort, ankreuzbarer Umfang, Zweck, Nutzungsbereiche, Rechtsgrundlage, Hinweis auf die Plattformen, Speicherdauer, Widerruf mit Folgen, Betroffenen- und Beschwerderecht, Freiwilligkeit und Volljährigkeitsbestätigung. Folgende Punkte aus der Liste oben solltest du vor dem Einsatz ergänzen oder prüfen:

• ein Feld für den Namen in Druckbuchstaben
• die konkreten Kanäle statt „öffentliche Unternehmenskanäle“
• die Drittlandübermittlung
• Empfänger und Dienstleister
• Datenschutzbeauftragte:r, falls vorhanden
• Nutzungszeitraum und Regel für das Ausscheiden
• § 26 Abs. 2 BDSG in der Rechtsgrundlage, plus Satz zur Unabhängigkeit vom Arbeitsvertrag
• die Bestätigung, dass die Person eine Kopie erhalten hat

Wenn du im Video Musik einsetzt, brauchst du dafür ebenfalls die Rechte, mehr dazu unter Lizenzfreie Musik für Firmenvideos. Und falls du Aufnahmen mit KI-Werkzeugen bearbeiten willst, lohnt ein Blick in KI-Tools für Videos, bevor du die Bearbeitungsklausel formulierst.

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